Essentielles dans la vie de l’entreprise, les réunions se doivent d’être efficaces et productives. Mais cette efficacité ne va pas sans une certaine organisation, sans laquelle ces meetings récurrents peuvent vite devenir chronophages, démotivantes et coûteuses.

Voici nos conseils pour des réunions des plus efficaces :

1/ Des objectifs précisément défini

Une réunion efficace est fonction d’une bonne préparation. Définir un ordre du jour permettra de fixer les objectifs du meeting, celui-ci doit donc être clair et concis, en détaillant les thèmes à aborder.

Définir les objectifs permettra également d’estimer le temps nécessaire à la réunion et d’éliminer certains points superflus. À savoir : l’attention d’un cadre en réunion diminue au bout de 52 minutes (source : R. Moulinier – Mener une réunion efficace), privilégiez-donc 1 heure maximum et les réunions hebdomadaires.

2/ Des participants intelligemment choisis

Une question à se poser avant de convier les collaborateurs à une réunion : est-ce que chacun a un réel intérêt à y prendre part ? Cela évitera que les personnes non concernées s’ennuient et perdent leur temps. L’animateur de réunion pourra aussi prévoir la présence de certains collaborateurs seulement pour une partie du meeting, selon les thèmes abordés.

Pour faire participer efficacement tous les collaborateurs, il est essentiel de les prévenir à l’avance, de leur transmettre l’ordre du jour en amont et de leur demander de se préparer pour un débat construit et de noter au préalable les points qu’ils voudraient aborder spécifiquement.

Afin d’optimiser la dynamique des échanges, il ne faudra pas dépasser les 10 personnes par réunion.

Prendre des notes à chaque réunion, toujours dans le même carnet : une solution efficace

Photo d'illustration pour le blog de Tholus sur le thême de l'organisation des réunions.

3/ Un lieu et une heure bien pensés

Le lieu de la réunion est déterminant de son efficacité. On évitera par exemple le bureau du patron et on privilégiera une salle de réunion. Les salles lumineuses sont préconisées pour des meetings efficaces : il est rare que les collaborateurs apprécient se fatiguer les yeux aux néons d’une salle isolée. Préférez également une salle aux murs clairs, plus calmes que les parois en béton réverbérant le son.

En termes de disposition, l’idéal est la table en U qui mettra l’animateur principal au centre du groupe et permettra à tous les participants d’apprécier visuellement et oralement la prise de parole de chacun.

Le traditionnel créneau de 14h à 16h est à éviter : c’est le moment de la journée où le cerveau est le moins attentif – digestion oblige. Enfin, si votre réunion dure exceptionnellement plus longtemps que prévu, prévoyez minimum une pause toutes les deux heures.

4/ Une animation tournée vers l’écoute

L’animateur n’est pas nécessairement le supérieur hiérarchique – il est d’ailleurs judicieux de faire tourner ce rôle entre les collaborateurs. Il est garant du rythme de la réunion : il parle peu et se montre capable de faire s’exprimer les autres – il régule les temps de parole et veille à écarter les sujets superflus.

L’animateur de la réunion doit aussi veiller à cadrer l’esprit du meeting, en veillant à bien formuler l’ordre du jour et le timing prévu pour chacun des points. Il peut également poser comme principe que ceux qui veulent critiquer fassent plutôt une contre-proposition afin de débattre ensuite plus constructivement de toutes les propositions.

Écriture d’un compte rendu en simultané et envoi par e-mail aux collaborateurs : une méthode productive

Une femme écrit un compte rendu de réunion.
5/ Une synthèse intelligente à la fin

À la fin de la réunion, il est judicieux de résumer à l’oral les décisions qui ont été prises et les missions de chacun les concernant d’ici à la prochaine rencontre. On peut également évaluer si les objectifs de la réunion ont été atteints, ce qui permettra de vérifier que tout est clair dans l’esprit de chaque collaborateur et que tout le monde a compris la même chose.

Un compte-rendu peut enfin être diffusé, dans les 24h suivant la réunion. Celui-ci sera destiné aux participants et à ceux que le sujet intéresse. Le compte-rendu devra être précis et synthétique et ne pas excéder deux pages.

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